Integrare facturare Shopify Facturile se emit singure, pe seria ta.
Conectăm magazinul cu programul tău de facturare, astfel încât fiecare comandă să genereze factura corectă, cu TVA-ul potrivit, și să ajungă la client fără ca cineva să o scrie manual.
Factura se emite singură, la fiecare comandă.
Exemplu ilustrativ: ce se întâmplă cu o comandă în secundele de după „Plasează comanda”, când integrările sunt configurate corect.
- Platăcard sau ramburs
- FacturăSmartBill sau Obliope această pagină
- AWBgenerat la curier
- E-mail clientfactura atașată
SmartBill și Oblio sunt mărci ale proprietarilor lor.
Ce înseamnă integrarea facturării cu magazinul online?
Înseamnă că, la fiecare comandă plătită, programul tău de facturare emite factura pe seria ta, o trimite clientului și o raportează mai departe unde e cazul — fără ca cineva din firmă să o introducă manual. Pe magazinele construite de noi, conectarea intră în proiect. Pe un magazin existent, se ofertează după ce vedem ce folosești.
Ce se întâmplă, pas cu pas, la o comandă
Patru pași care se întâmplă singuri. Dacă vreunul cere intervenție manuală, integrarea nu e terminată.
Comanda intră în magazin
Clientul plătește cu cardul sau alege ramburs. Comanda ajunge în Shopify cu toate datele de facturare completate corect.
Factura se emite în program
SmartBill sau Oblio primește comanda și emite factura pe seria ta, cu cotele de TVA corecte pe fiecare produs.
Clientul primește factura
Pe e-mail, atașată sau ca link. Nu mai depinde de cineva care o trimite manual seara, după program.
Raportarea mai departe
Acolo unde e obligatoriu, factura pleacă spre sistemul ANAF direct din program. Vezi pe larg cum funcționează e-Factura pentru un magazin Shopify.
Ce configurăm și ce pregătești tu
Integrarea nu e doar „instalăm aplicația". Partea care contează sunt cazurile speciale, pentru că acolo apar facturile greșite.
Ce facem noi
- Conectarea magazinului cu programul de facturare
- Seria de facturi pentru online, separată de cea manuală
- Cotele de TVA pe categorii de produse și pe transport
- Fluxul de storno la retur, refuz de colet sau anulare
- Comenzi de test prin tot fluxul, inclusiv ramburs
Ce pregătești tu
- Contul în programul de facturare, cu abonamentul activ
- Datele firmei exact cum trebuie să apară pe factură
- Seria și numerotarea agreate cu contabilul
- Confirmarea înregistrării în SPV pentru e-Factura
Nu știi ce program să alegi? Am comparat cele două variante folosite cel mai des în România: SmartBill sau Oblio pentru Shopify. Dacă ai deja SmartBill, vezi cum se face integrarea cu SmartBill.
Ce program de facturare ți se potrivește
Nu există un câștigător absolut. Alegerea se face după volumul de facturi, după ce cere contabilul tău și după ce integrări mai ai nevoie. Criteriile care contează sunt patru.
După ce alegi
- Câte facturi emiți lunar, pentru că de acolo pornește costul abonamentului
- Dacă ai nevoie de gestiune de stocuri în program sau doar de facturi
- Cu ce lucrează deja contabilul, ca să nu plătești două sisteme
- Dacă vinzi și către firme, unde facturile B2B au reguli separate
Ce nu contează atât de mult
- Aspectul interfeței: o vezi rar, dacă integrarea e făcută bine
- Numărul total de funcții, din care vei folosi câteva
- Diferențele mici de preț la abonament, față de timpul pierdut pe facturi manuale
Am comparat în detaliu cele două programe folosite cel mai des de magazinele din România: SmartBill sau Oblio pentru Shopify, cu prețuri, e-Factura și migrarea de la unul la altul.
Cinci greșeli care produc facturi greșite
Toate apar după lansare, când nimeni nu se mai uită. Se repară ușor dacă sunt prinse la configurare.
- Transportul facturat cu TVA greșit. Livrarea are propriul regim și trebuie setată separat de produse.
- Aceeași serie pentru online și pentru facturile manuale. Duce la numere duplicate și la discuții cu contabilul la fiecare închidere de lună.
- Storno neconfigurat. La primul retur cineva emite manual, apoi altcineva uită, iar gestiunea nu mai corespunde.
- Comenzile B2B tratate ca B2C. Dacă un client cumpără pe firmă, are nevoie de CUI pe factură; câmpul trebuie să existe în checkout.
- Nicio comandă de test înainte de lansare. Prima factură reală devine primul test, iar greșeala ajunge direct la client.
Le verificăm pe toate cinci la configurare și trecem prin fluxul complet cu comenzi de probă: card, ramburs, retur parțial și anulare. Vezi și integrarea curierilor, care lucrează în paralel cu facturarea.
Unde poți merge mai departe
Paginile de mai jos răspund la întrebările care urmează, de obicei, după aceasta.
Întrebări despre integrarea facturării.
Nu găsești răspunsul? Scrie-ne pe WhatsApp la 0785 735 820.
Cum se generează factura automat la o comandă Shopify?
Programul de facturare — SmartBill sau Oblio — primește comanda prin integrare, emite factura pe seria ta și o trimite clientului pe e-mail, fără ca cineva să o introducă manual. Tot acolo pleacă și spre e-Factura, unde e obligatoriu. Tu vezi comanda în Shopify și factura în program, cu aceleași date.
Ce se întâmplă la retur sau la anulare?
Se emite storno din program, legat de factura inițială. Fluxul îl stabilim la configurare: ce se întâmplă la retur parțial, la refuzul coletului la ramburs și la anularea comenzii înainte de livrare. Astea sunt cazurile care încurcă cel mai des gestiunea, așa că le testăm cu comenzi de probă.
Stocul se sincronizează între magazin și program?
Depinde de programul ales și de planul lui. Când sincronizarea e disponibilă, o configurăm în direcția corectă, ca să nu se calce reciproc: de obicei magazinul e sursa pentru vânzări online, iar programul pentru intrările de marfă. Dacă vinzi și offline, discutăm separat cine e sursa de adevăr.
Pot păstra seria de facturi pe care o folosesc deja?
Da, seria și numerotarea rămân ale tale, așa cum sunt setate în program. La configurare stabilim ce serie folosește magazinul online, ca să nu se amestece cu facturile emise manual.
Cât costă integrarea?
Pentru magazinele construite de noi, conectarea facturării intră în proiect. Pentru un magazin existent se ofertează după ce vedem ce program folosești și ce fluxuri ai. Abonamentul programului de facturare se plătește separat, direct către furnizor.
Ce îmi trebuie de la contabil înainte?
Seria de facturi pentru online, cota de TVA corectă pe categoriile tale de produse, datele firmei exact cum apar pe facturi și confirmarea că ești înregistrat în SPV pentru e-Factura. Restul e configurare.
Ce fac dacă vând și în alte țări din Uniunea Europeană?
Atunci intră în discuție regulile de TVA pentru vânzările la distanță și, peste un anumit prag, raportarea printr-un sistem european. Magazinul trebuie configurat să aplice cota corectă în funcție de țara clientului, iar programul de facturare trebuie să poată emite acele facturi. Ce prag ți se aplică și ce declarații depui îți spune contabilul; noi configurăm magazinul după regulile primite de la el și testăm cu comenzi din fiecare țară în care vinzi.
Primul pas
Spune-ne ce program de facturare folosești.
Ne uităm la magazin și la fluxul tău de comenzi și îți spunem ce se poate automatiza și cât costă. Primul apel e gratuit.