e-Factura pentru magazine Shopify Facturile ajung la ANAF fără să le trimiți tu.
Magazinul trimite comanda în programul de facturare, programul emite factura și o transmite în SPV. Noi facem partea din magazin: câmpurile pentru firme, cotele de TVA, transportul și seriile, apoi testăm cu comenzi reale.
Cum funcționează e-Factura pentru un magazin Shopify?
Magazinul nu trimite facturi la ANAF. Trimite comanda în programul tău de facturare — SmartBill sau Oblio — iar programul emite factura în formatul standardizat și o transmite în Spațiul Privat Virtual, cu certificatul firmei tale. Rolul nostru e să facem ca datele să ajungă corect și complet din magazin în program: câmpurile pentru CUI în checkout, cotele de TVA pe produse, transportul ca linie separată și seria pentru comenzile online.
Cine face ce, de la comandă la ANAF
Sunt patru verigi. Dacă una lipsește, factura se oprește acolo — de obicei fără să anunțe pe nimeni.
Magazinul colectează datele
Checkout-ul cere exact ce trebuie: date de persoană fizică sau, pentru firme, denumire, CUI și registrul comerțului. Ce nu se cere aici nu poate apărea mai târziu pe factură.
Integrarea trimite comanda
Produse, cantități, cote de TVA, transport și reduceri ajung în programul de facturare, fără copiere manuală.
Programul emite și transmite
Factura se emite pe seria ta și pleacă în SPV în formatul cerut, folosind certificatul firmei tale.
Confirmarea sau eroarea
Sistemul confirmă primirea sau respinge factura cu un motiv. Cineva din firmă trebuie să verifice lista zilnic, nu lunar.
Vezi în detaliu cum se face legătura dintre magazin și program pe pagina de integrare facturare, sau direct integrarea cu SmartBill.
Ce trebuie să ceară checkout-ul tău
Aproape toate facturile respinse au aceeași cauză: o dată care nu a fost cerută în momentul comenzii. Un checkout bine făcut previne munca de corectat de mai târziu.
Pentru clienți persoane fizice
- Nume complet, adresă cu localitate și județ
- Telefon și e-mail valide, pentru factură și pentru curier
- Opțiunea de adresă de facturare diferită de cea de livrare
Pentru clienți firme
- Comutator „cumpăr pe firmă", vizibil, nu ascuns într-un meniu
- Denumire, CUI și număr de înregistrare la registrul comerțului
- Adresa sediului, separat de adresa de livrare
- Validarea formatului CUI, ca să prinzi greșelile de tastare
Dacă vinzi mult către firme, merită și o pagină separată cu condițiile pentru comenzile B2B: termene, plată pe firmă, livrare la sediu. Se leagă direct de felul în care e construit magazinul.
Cinci greșeli care blochează facturile
Toate se repară în câteva ore dacă sunt prinse la timp și devin o problemă de contabilitate dacă nu sunt.
- Lipsa câmpului de CUI în checkout. Clientul firmă comandă ca persoană fizică, iar factura nu îi folosește la nimic.
- Cote de TVA setate global, nu pe produs. La categorii cu cote diferite ies facturi greșite, în serie. Ce cotă are fiecare categorie vezi în calculatorul de TVA.
- Transportul inclus în prețul produsului. Pe factură trebuie să apară separat, cu regimul lui.
- Nicio verificare zilnică a facturilor respinse. Se descoperă la închiderea lunii, când corectarea e mult mai scumpă.
- Certificatul expirat în programul de facturare. Transmiterea se oprește complet, fără ca magazinul să dea vreun semn.
Primele trei țin de magazin și le configurăm noi. Ultimele două țin de rutina firmei tale, dar intră în verificările noastre dacă ai mentenanță lunară.
Întrebări despre e-Factura.
Nu găsești răspunsul? Scrie-ne pe WhatsApp la 0785 735 820.
Ce este e-Factura și de ce mă privește ca magazin online?
E sistemul prin care facturile ajung electronic la ANAF, prin Spațiul Privat Virtual, într-un format standardizat. Pe tine te privește pentru că, dacă vinzi și către firme, facturile respective trebuie transmise prin acest sistem. În practică, magazinul nu trimite nimic direct: trimite comanda în programul de facturare, iar programul face transmiterea.
Trebuie să trimit prin e-Factura și facturile către persoane fizice?
Regulile s-au schimbat de mai multe ori de la introducerea sistemului, iar ce ți se aplică depinde de tipul vânzărilor tale și de momentul în care citești asta. Întreabă contabilul ce obligații ai acum pentru B2C; noi configurăm magazinul și programul după răspunsul primit, pentru că partea tehnică e aceeași în ambele cazuri.
Cum ajunge factura din Shopify în SPV?
În trei pași: comanda pleacă din magazin în programul de facturare prin integrare, programul emite factura în formatul cerut și tot el o transmite în SPV cu certificatul tău. Magazinul nu are legătură directă cu ANAF, iar asta e bine: schimbările de format le gestionează furnizorul programului, nu tu.
Ce trebuie să am pregătit înainte?
Înregistrarea firmei în Spațiul Privat Virtual, certificatul digital configurat în programul de facturare, datele firmei corecte și câmpurile pentru CUI în checkout, dacă vinzi și către firme. Fără câmpul de CUI, comanda ajunge ca vânzare către persoană fizică și factura nu poate fi corectată ușor după.
Ce se întâmplă dacă o factură e respinsă?
Programul de facturare arată eroarea, iar cauza e aproape întotdeauna o dată incompletă sau greșită: CUI inexistent, adresă fără localitate, cotă de TVA nepotrivită. Se corectează în program și se retransmite. Important e să existe cineva care verifică zilnic lista, nu o dată pe lună.
Îmi configurați voi tot fluxul?
Da, partea care ține de magazin și de integrare: câmpurile din checkout, trimiterea corectă a datelor de firmă, seriile, cotele de TVA și testele pe comenzi reale. Partea de SPV și certificat ține de firma ta și de contabil, iar noi ne potrivim după ce e stabilit acolo.
Cât costă?
La magazinele construite de noi, configurarea intră în proiect. La un magazin existent se ofertează după ce vedem ce program folosești și cum arată checkout-ul. Abonamentul programului de facturare se plătește separat, direct către furnizor.
Pot trimite facturile manual, fără integrare?
Da, se poate: introduci comanda în programul de facturare și transmiți de acolo. Merge până pe la câteva comenzi pe zi, după care devine o muncă zilnică pe care cineva o va amâna, iar facturile se adună. Integrarea costă o dată și elimină exact partea care se uită.
Cum știu că o factură chiar a ajuns la ANAF?
Programul de facturare arată starea fiecărei facturi: transmisă, acceptată sau respinsă, cu motivul respingerii. Recomandarea noastră e o verificare scurtă zilnică a listei, nu lunară: o factură respinsă acum se corectează în cinci minute, una descoperită peste trei săptămâni cere discuții cu clientul și cu contabilul.
Primul pas
Vrei fluxul configurat corect?
Trimite-ne adresa magazinului și spune-ne ce program de facturare folosești. Îți spunem ce lipsește din checkout, ce trebuie configurat și cât costă. Primul apel e gratuit.
Vorbești direct cu mine. Andrei Alexandru, fondator Sell Easy