Datele de facturare, complete
Nume, adresă, telefon și, pentru comenzile pe firmă, denumirea, CUI-ul și registrul comerțului. Câmpurile trebuie să existe în checkout, altfel nu au de unde să ajungă pe factură.
SmartBill · integrare cu Shopify
Integrare Shopify cu SmartBill Comanda intră în magazin, factura iese din SmartBill.
Conectăm magazinul cu SmartBill și configurăm exact cazurile care produc muncă manuală: rambursul, returul parțial, refuzul coletului și comenzile pe firmă, cu CUI pe factură.
Serii și TVA configurate corect
Storno la retur, automat
Testat pe toate cazurile
Diagrama integrării
De la „Plasează comanda” la factura din SmartBill.
Exemplu ilustrativ: ce se întâmplă cu o comandă în secundele de după „Plasează comanda”, când integrările sunt configurate corect.
exempluComanda #1001finalizată
- Platăcard sau ramburs
- Facturăîn SmartBill, automatpe această pagină
- AWBgenerat la curier
- E-mail clientfactura atașată
SmartBill și Shopify sunt mărci ale proprietarilor lor.
Răspuns scurt
Ce face integrarea Shopify cu SmartBill?
Trimite automat fiecare comandă din magazin în SmartBill, care emite factura pe seria ta, cu TVA-ul corect și cu transportul ca linie separată, o trimite clientului și o duce mai departe spre e-Factura acolo unde e obligatoriu. La retur se emite storno, iar dacă planul tău permite, stocul se sincronizează. Pe magazinele construite de noi intră în proiect; pe unul existent, se ofertează după analiză.
Datele
Ce trece din magazin în SmartBill
O factură greșită vine aproape întotdeauna dintr-un câmp care nu a fost trimis corect. Astea sunt cele care contează.
Denumiri, cantități și cote de TVA
Fiecare produs cu cota lui. Dacă vinzi categorii cu cote diferite, ele se setează pe produs, nu global, ca să nu iasă facturi cu TVA greșit.
Livrarea, ca linie separată
Transportul se facturează distinct, cu regimul lui. E una dintre cele mai frecvente surse de facturi refăcute la sfârșit de lună.
Vouchere și reduceri, aplicate corect
O reducere pe coș se repartizează pe produse; una pe produs rămâne acolo. Dacă nu e configurat, totalul de pe factură nu corespunde cu ce a plătit clientul.
Unde se strică
Cazurile speciale pe care le configurăm explicit
Integrarea „de bază" merge din prima. Diferența dintre o integrare care ține și una care produce muncă manuală o fac situațiile de mai jos.
Configurate și testate
- Comandă plătită cu cardul, cu factură emisă imediat
- Comandă ramburs, cu emiterea la momentul ales de tine
- Retur total, cu storno legat de factura inițială
- Retur parțial, cu storno doar pe produsele returnate
- Refuz de colet, ca să nu rămână factură pentru o comandă nelivrată
- Comandă pe firmă, cu CUI și date complete
Ce stabilim împreună
- Seria folosită pentru comenzile online
- Momentul emiterii facturii pentru fiecare metodă de plată
- Cine verifică zilnic dacă au rămas comenzi nefacturate
- Direcția sincronizării de stoc, dacă o folosești
Nu ești sigur că SmartBill e alegerea potrivită? Vezi comparația noastră: SmartBill sau Oblio pentru Shopify. Partea de raportare o explicăm pe pagina despre e-Factura, iar fluxul complet al unei comenzi, pe integrarea facturării.
Implementarea
Cum decurge integrarea, pas cu pas
Se face pe magazinul existent, fără să oprești vânzările, și se încheie cu o serie de comenzi de test prin tot fluxul.
Verificăm ce ai
Planul din SmartBill, seriile existente, cotele de TVA pe categorii și câmpurile din checkout. De aici iese lista de lucrări.
Conectăm și configurăm
Legătura dintre magazin și program, seria pentru online, regulile pentru transport, reduceri și comenzi pe firmă.
Testăm toate cazurile
Card, ramburs, retur total, retur parțial, refuz de colet, comandă pe firmă. Fiecare cu factura lui verificată.
Predăm cu documentație
Îți arătăm unde e fiecare setare și ce faci dacă o factură nu s-a emis. Fără dependență de noi pentru lucruri mărunte.
Depanare
Ce faci când o factură nu s-a emis
Se întâmplă, la orice integrare: o comandă rămâne nefacturată. Important e să o vezi în aceeași zi, nu la închiderea lunii. Iată cauzele, în ordinea frecvenței.
- Date de facturare incomplete. Un client care a sărit un câmp obligatoriu sau a scris un CUI greșit. Factura nu se poate emite până nu se corectează.
- Abonamentul programului a expirat sau a atins limita de facturi. Se vede imediat în cont și se rezolvă în câteva minute.
- Seria s-a terminat. Numerotarea are un plafon setat; când îl atinge, emiterea se oprește până aloci o serie nouă.
- Produs fără cotă de TVA setată. Apare la produsele adăugate ulterior, care n-au fost trecute prin aceeași configurare.
- O pană temporară a serviciului. Comenzile se reiau; ce contează e să existe cineva care verifică lista comenzilor nefacturate.
De asta predăm integrarea cu o procedură scurtă: unde vezi comenzile nefacturate, ce verifici întâi și ce faci ca să reiei emiterea. Dacă ai și mentenanță lunară, verificarea intră în rutina noastră și o prindem înaintea ta.
Întrebări frecvente
Întrebări despre integrarea cu SmartBill.
Nu găsești răspunsul? Scrie-ne pe WhatsApp la 0785 735 820.
Ce face, concret, integrarea SmartBill cu Shopify?
La fiecare comandă plătită, SmartBill primește datele și emite factura pe seria ta, cu produsele, cantitățile și cotele de TVA corecte, inclusiv transportul ca linie separată. Factura pleacă la client pe e-mail, iar de acolo merge mai departe spre e-Factura unde e obligatoriu. Tu nu mai introduci nimic manual.
Se pot factura și comenzile plătite ramburs?
Da. Diferența e momentul emiterii: la plata cu cardul factura se poate emite imediat, la ramburs mulți preferă emiterea la expediere sau la livrare, ca să nu rămână facturi pentru colete refuzate. Alegem împreună varianta care se potrivește fluxului tău și o testăm cu comenzi de probă.
Cum se tratează comenzile de la firme, cu CUI?
Checkout-ul trebuie să aibă câmpurile pentru datele de firmă, iar integrarea să le trimită mai departe. Configurăm asta explicit: dacă vinzi și către firme, factura trebuie să iasă cu CUI-ul și cu datele complete, altfel clientul nu o poate folosi în contabilitate.
Stocurile se sincronizează cu SmartBill?
Depinde de planul tău din SmartBill. Când e disponibilă, sincronizarea se configurează într-o singură direcție clară, ca să nu se suprascrie reciproc. Dacă vinzi și în magazinul fizic, stabilim de la început care sistem e sursa de adevăr pentru stoc.
Ce se întâmplă la retur sau la refuzul coletului?
Se emite storno legat de factura inițială și, dacă folosești sincronizarea, stocul se readuce. Pentru retururile parțiale configurăm fluxul separat, pentru că acolo apar cele mai multe greșeli în gestiune.
Cât costă și ce trebuie să am pregătit?
La magazinele construite de noi, integrarea intră în proiect; la un magazin existent se ofertează după analiză. Tu trebuie să ai contul SmartBill cu abonamentul potrivit, seria de facturi agreată cu contabilul, datele firmei și înregistrarea în SPV pentru e-Factura.
Primul pas
Ai deja cont SmartBill?
Spune-ne ce plan folosești și cum arată fluxul tău de comenzi. Îți spunem ce se poate automatiza, ce trebuie configurat și cât costă. Primul apel e gratuit.